Prüfmittelverwaltung: Excel, großes CAQ-System oder Kalibrat – ein ehrlicher Vergleich
Es gibt drei Wege, Prüfmittel zu verwalten: eine Excel-Liste, das Prüfmittelmodul eines großen CAQ-Systems oder eine Software, die nur Prüfmittel kann. Jeder hat seinen Platz. Hier steht, welcher wofür taugt – auch dort, wo die Antwort nicht Kalibrat heißt.
| Was im Alltag und im Audit zählt | Excel-Liste | CAQ-System (Prüfmittelmodul) | Kalibrat |
|---|---|---|---|
| Einstieg | sofort, keine Kosten | Projekt mit Einführung, Schulung, oft Beratung | am selben Tag; vorhandene Liste wird übernommen |
| Laufende Kosten | Arbeitszeit für Pflege und Suche | Lizenzen, Wartung, meist je Arbeitsplatz oder Modul | Basis kostenfrei (20 eigene Geräte, 2 Zugänge); Grundausstattung 7 € im Monat plus 0,70 € je Mitarbeiter mit Zugang, Module von 3 bis 9 € dazu, alle zusammen 35 € |
| Erinnerung an Fristen | nur, wenn jemand die Liste öffnet | ja | ja, wöchentlich per E-Mail, je Abteilung |
| Prüfplakette mit QR-Code | von Hand | je nach System | ja, auch für Etikettendrucker; der Code zeigt den Status |
| Messwerte mit Messunsicherheit und Entscheidungsregel | möglich, aber jede Formel ist eine Fehlerquelle | meist ja | ja, ISO 14253-1 oder ILAC-G8, je Prüfung gespeichert (Modul Messtechnik) |
| Messsystemanalyse (Verfahren 1–3) | eigene Vorlagen | meist ja | ja (Modul IATF 16949) |
| Ausgefallenes Normal: was ist betroffen? | Suche in allen Blättern | je nach System | auf einen Klick, auch über mehrere Stufen (Modul Messtechnik) |
| Nachweis, der sich nicht ändern lässt | nein – jede Zelle ist jederzeit änderbar | ja | ja, versiegeltes Änderungsprotokoll, Storno statt Löschen |
| Auf dem Telefon, in der Halle | kaum | je nach System | ja, als App, auch ohne Netz |
| Wo die Daten liegen | auf einem Laufwerk | meist im eigenen Haus | Server in Deutschland oder im eigenen Haus; Export nach Excel jederzeit |
Wann Excel reicht
Bei einer Handvoll Geräte, die eine einzige Person betreut, ist eine gepflegte Excel-Liste keine schlechte Lösung. ISO 9001 verlangt kein bestimmtes Werkzeug, sondern dass Fristen eingehalten, Nachweise aufbewahrt und Ausfälle bewertet werden. Wer das mit einer Tabelle schafft, erfüllt die Norm. Unsere Vorlage zum Herunterladen hat die Spalten, nach denen im Audit gefragt wird.
Eng wird es, wenn mehrere Leute eintragen, wenn Messwerte dazukommen, wenn ein Kunde nach IATF 16949 auditiert oder wenn die Person, die die Liste kennt, in Urlaub ist. Dann fehlt Excel, was eine Tabelle nicht sein kann: eine Erinnerung, die von selbst kommt, und ein Nachweis, der sich nicht nachträglich ändern lässt.
Wann ein großes CAQ-System das Richtige ist
Wenn Sie ohnehin ein CAQ-System für Reklamationen, FMEA, SPC und Lieferantenbewertung einführen oder schon haben, gehören die Prüfmittel oft dazu – ein System, eine Stammdatenbasis. Kalibrat kann nur Prüfmittel und Arbeitsmittel und will nichts anderes können.
Wo Kalibrat hingehört
Dazwischen: für Betriebe, denen Excel nicht mehr genügt und für die ein CAQ-Projekt zu groß ist – von der Werkstatt mit dreißig Messmitteln bis zum Zulieferer mit tausend und einem IATF-Audit im Kalender. Ohne Einführung, ohne Beratertage, mit der Liste, die schon da ist. Die Grundausstattung kann, was jeder braucht; was im Audit darüber hinaus gefragt wird – von der Entscheidungsregel bis zur Bewertung der Kalibrierlabore –, kommt als Modul dazu, und nur das, was der Betrieb wirklich braucht.
Ausprobieren kostet eine Stunde
Excel-Liste hineinziehen, Spalten zuordnen, fertig – die Fristen rechnet Kalibrat selbst. 30 Tage ohne Mengenbegrenzung mit den Modulen Ihrer Wahl, danach Basis mit 20 eigenen Geräten dauerhaft kostenfrei.
Kostenlos startenHäufige Fragen
Verlangt ISO 9001 eine Software für Prüfmittel?
Nein. Die Norm verlangt, dass Prüfmittel in festgelegten Abständen kalibriert, gekennzeichnet und geschützt werden und dass die Nachweise aufbewahrt werden. Mit welchem Werkzeug das geschieht, ist Ihre Entscheidung.
Kann ich meine Excel-Liste übernehmen?
Ja. Die Übernahme liest Excel und CSV, schlägt die Zuordnung der Spalten vor und rechnet aus letztem Prüfdatum und Intervall die Fälligkeiten.
Kann ich Kalibrat neben einem CAQ-System nutzen?
Ja. Über die Schnittstelle und den Export nach Excel lassen sich Geräte und Prüfungen an andere Systeme weitergeben.
Was passiert mit meinen Daten, wenn ich aufhöre?
Sie gehören Ihnen. Das ganze Verzeichnis samt Prüfhistorie lässt sich jederzeit als Excel-Datei und als Gesamtausleitung mit allen Nachweisen herunterladen – auch in Basis, dem kostenfreien Zugang, in den ein Betrieb ohne Buchung zurückfällt.
Stand: September 2026. Diese Seite gibt den fachlichen Sachstand wieder und ersetzt weder Rechtsberatung noch die eigene Festlegung im Betrieb. Verbindlich sind die jeweils geltenden Fassungen der genannten Normen und Vorschriften.