Excel · Prüfmittelverzeichnis Prüfmittelverwaltung mit Excel

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Excel-Vorlage (.xlsx) als CSV

Sechzehn Spalten, vier Beispielzeilen zum Überschreiben, leere Zeilen darunter. Die Spalten sind nicht ausgedacht: Nummer, Bezeichnung, Messbereich, Toleranz, Intervall, letzte und nächste Prüfung, wer geprüft hat, Ergebnis und Zertifikatsnummer – das ist, wonach ein Auditor fragt, und es deckt die Angaben ab, die § 14 BetrSichV für die Aufzeichnung verlangt.

Ohne Formeln und ohne Farbregeln, und das ist Absicht. Eine Tabelle, die sich rot einfärbt, sobald eine Frist abläuft, sieht nach Überwachung aus und ist keine: Sie färbt sich nur, wenn jemand die Datei öffnet. Wer nicht hineinsieht, erfährt nichts – und wer hineinsieht, hätte es auch so gesehen.

Wann Excel reicht

Damit die nächste Überschrift nicht wie Werbung klingt, zuerst der ehrliche Teil: Bei wenigen Geräten und einer Person, die sich kümmert, ist Excel die richtige Wahl. Es ist da, es kostet nichts, jeder kann es, und es hält zwanzig Jahre. Wir haben Kunden, die mit einer Tabelle angefangen haben, und das war kein Fehler – es war der richtige erste Schritt.

Verlässlich bleibt es, solange drei Dinge zutreffen: Die Liste ist an einer Stelle und nicht in vier Fassungen. Es gibt jemanden, der jeden Monat hineinsieht. Und im Audit wird die Datei gefunden, ohne dass jemand danach suchen muss.

Wo Excel aufhört

Drei Dinge kann eine Tabelle grundsätzlich nicht – nicht weil sie schlecht gemacht wäre, sondern weil sie eine Datei ist:

• Sie erinnert nicht. Eine Frist läuft ab, ob die Datei offen ist oder nicht. Jede Warnung in Excel setzt voraus, dass jemand sie öffnet – und dann ist die Warnung nicht mehr nötig.
• Sie hat kein Gedächtnis. Wird die letzte Prüfung überschrieben, ist die vorige weg. Im Audit ist aber die Frage nicht »wann war die letzte«, sondern »zeigen Sie mir die Kette«. Wer die Historie behalten will, legt ein zweites Blatt an, dann ein drittes – und irgendwann stimmen sie nicht mehr überein.
• Sie weiß nicht, wer was geändert hat. Eine Zahl, die jemand überschreiben kann, ohne dass es auffällt, ist als Nachweis schwächer als eine, bei der steht, wer sie eingetragen hat. Das fällt erst auf, wenn es darauf ankommt.

Dazu kommt die Grenze, die zuerst weh tut und nichts mit Technik zu tun hat: Die Person, die sich kümmert, ist irgendwann im Urlaub oder nicht mehr da. Eine Tabelle, die nur einer pflegt, ist genau so lange gut wie dieser eine.

Der Übergang, wenn er kommt

Wenn es soweit ist, soll die Tabelle nicht im Weg stehen: Kalibrat liest diese Vorlage direkt ein – Spalten erkennen, prüfen, übernehmen –, und es gibt sie jederzeit wieder heraus, vollständig, als Excel und CSV. Das ist keine Einbahnstraße; wer wieder mit einer Tabelle arbeiten will, nimmt seine Daten mit. Bis 20 Geräte dauerhaft kostenlos.

Kostenlos starten Excel, CAQ oder Kalibrat: der Vergleich